既存の業務ワークフロー、一度作ったら、見直しはしなくてよい？
業務フローとは、ご存じの通り、組織の中で承認を得なければならない業務をシステム化したものですね。ワークフローが一般的になる前までは、「稟議書」と呼ばれる決済を得るためのファイルを一件ずつ作成し、担当者が稟議書に添付されている資料を説明しながら、承認者全員を訪問し決済を仰いでいたものをシステム化したことで、現場では、かなり生産性が向上したと思います。しかし、最初は便利だと思われていた業務フローも、コロナ禍での在宅勤務等、今まで、自分とは無関係の働き方が普通になったことで、従来の仕組みでも、不便と感じることが多くあると思います。今回は、そんな、業務フローの改善のポイントを図解しました。
目次
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導入 業務フローがあっても、仕事が楽にならない理由
一般的には、立ち上げ初期のスタートアップ企業や個人企業でもない限り、仕事の取り決めやその流れが書かれた社内規約が存在します。
たとえ、コンピュータシステムで業務システムが存在しなくても、会社のルールとして、一つ一つの仕事を行う際の規定や決済基準や決裁ルートが決められています。
この一連の取り決めがフローチャートで表されている資料を業務フローと言います。
これは、組織としての秩序を守るための取り決めであり、誰が行ってもミスなく効率的に目的を達成することを目的とされています。
しかし、その業務フローがあって、その通りに仕事をしているのに、業務が滞ったりすることがあります。なぜ、そのようなことが起こるのでしょうか？
その原因の一つが、創業当初の業務フローを会社の発展に合わせて作り直していないことです。
課題 業務フロー通りに仕事してうまくいかない場合はどうすれば良い？
業務フローを使って仕事をしているのに、仕事がうまく回らない原因として挙げられるのは、会社の規模が拡大しているのに、その規模感や組織体系にあった業務フローに変更されていないことがあります。
その場合、現在のワークフローのどこの箇所で仕事が停滞するのか？を突き詰め、改善する必要があります。
例えば、創業当初は「従業員5人の単一組織の会社」であったが、事業の拡大で、「従業員50人以上の複数組織を持つ会社」にまで成長した段階での仕事の仕方は、当然、組織の在り方も業務の回し方も違うのに、そのままにしているケースです。
この場合の例は極端かも知れませんが、組織体系や法改正がある度に、業務フローを見直すことで、こういった弊害をなくすことができます。
解決 業務フロー改善のポイントは、業務の見える化にあり
業務フローが有るのに業務が回らない原因の一つは、今までは手作業で行っていた仕事をシステム化した事で、作業の流れは一緒でも、決済手順やアウトプットされる帳票が異なり、実態とフローが合っていないことがあります。
企業規模が大きく、構築するシステムが高額な場合は、システムベンダーが新しい業務フローを作成してくれますが、スタートアップ企業レベルの小規模事業者の場合、この変更作業を怠っている事があります。
では、実際、業務フローと実際の作業が合わなかった場合、どのように対処すれば良いでしょうか？
まず、押さえておかなければいけないのが、もちろん、現在の業務との差ですが、その他にも、組織体制、決裁権者、入力と出力される項目の違い、使用するツールなど、過去と現在の差を明確に見える化する必要があります。
また、当初のフローが何を目的に作成されていたのかを理解して、現在の目的との違いも比較しておく必要があります。
結論 業務フローの改善は、今ある常識を覆す視点が必要。
業務フローの改善は、現在のコロナ禍で在宅勤務になった多くの事務系の職種では、大幅な変革が行われています。
例えば、今までテレワークで仕事ができた職種は営業と顧客に接するエンジニアやサポート部門のメンバーが中心であり、出張先や自宅で仕事をする事が普通でしたが、今や、人事・総務・経理・購買・法務・設計・開発といったありとあらゆる部門で在宅勤務が採用されています。
つまり、全ての社内システムが社外から接続され、更に、ペーパーレスでの仕事ができる環境に変更されると言うことになります。
日本企業においては、紙の書類を残す文化が企業には根付いているため、完全なペーパーレス化には時間が掛かるかと考えますが、海外諸国のように日本もロックダウンを想定した場合、危機感を持って変革に取り組まなければ、時代に乗り遅れた企業と言うことにもなります。
つまり、業務フローを改善には、今までの環境が使えなかった場合を想定することが重要なポイントとなります。
